อธิบายว่าเหตุใดการแยกหน้าที่จึงมีความสำคัญในการบัญชี

การแบ่งแยกหน้าที่ในแผนกบัญชีทำหน้าที่เป็นหลักในการป้องกันการทุจริตภายใน การให้พนักงานตรวจสอบการทำงานของกันและกันอาจลดข้อผิดพลาดได้ แต่ความผิดพลาดง่ายๆไม่ได้ทำให้กำไรลดลงเท่าเดิม ธุรกิจขนาดเล็กประสบปัญหาจากการฉ้อโกงอย่างไม่เป็นสัดส่วนโดยสูญเสียรายได้เฉลี่ย 5 เปอร์เซ็นต์หรือ 160,000 ดอลลาร์จากการโจรกรรมภายใน การแบ่งแยกหน้าที่ภายในกลุ่มบัญชีช่วยลดโอกาสที่พนักงานจะขโมยออกจาก บริษัท

สามเหลี่ยมแห่งการฉ้อโกง

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้องกันการฉ้อโกงมองว่า“ สามเหลี่ยมแห่งการฉ้อโกง” ที่สร้างเงื่อนไขสำหรับการโกงกิน สามเหลี่ยมนั้นประกอบด้วยแรงกดดันทางการเงินต่อพนักงานการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการดำเนินการทางอาญาและโอกาสในการกระทำความผิด การแบ่งแยกหน้าที่ภายในแผนกบัญชีแบ่งสามเหลี่ยมในจุดแห่งโอกาส การรู้ว่าผู้อื่นทบทวนและตรวจสอบองค์ประกอบที่สำคัญของงานของเขาจะเปลี่ยนการรับรู้โอกาสของพนักงาน ด้วยต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นจากการฉ้อโกงของพนักงานการลงทุนในขั้นตอนเพื่อป้องกันไม่ให้ผลตอบแทนที่ดี

การฉ้อโกงบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้หากไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสมจะมีโอกาสมากมายในการฉ้อโกง พนักงานสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เท็จโดยจ่ายเงินไปยังบัญชีที่เขาควบคุม หรือเขาอาจเขียนเช็คให้ตัวเองและบันทึกเป็นการจ่ายเงินให้กับผู้ขายรายใดรายหนึ่งของ บริษัท การแยกหน้าที่ตามหน้าที่เพื่อไม่ให้บุคคลใดสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้สร้างผู้ขายรายใหม่ในระบบหรือออกเช็คลดความเป็นไปได้เหล่านี้ ควรตรวจสอบการคืนเงินให้กับผู้ขายมากกว่าหนึ่งรายซึ่งเป็นแหล่งที่มาของกิจกรรมฉ้อโกงอีกแห่งหนึ่ง การกำหนดให้มีการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเกี่ยวกับการอนุมัติของผู้จัดจำหน่ายและการยอมรับสัญญายังหลีกเลี่ยงเงินใต้โต๊ะที่ผู้ขายได้รับการปฏิบัติตามสิทธิพิเศษหรือการจ่ายเงินมากเกินไป

ช่องทางอื่น ๆ สำหรับการฉ้อโกง

ฟังก์ชั่นอื่น ๆ ภายในแผนกบัญชีเป็นช่องทางที่คล้ายกันสำหรับกิจกรรมฉ้อโกง การฉ้อโกงค่าจ้างที่อาจเกิดขึ้นได้รวมถึงบัญชีค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจริงการอ้างชั่วโมงทำงานที่ผิดพลาดและแม้แต่พนักงาน "ผี" ในกรณีสุดท้ายโจรสร้างพนักงานที่ไม่มีตัวตนส่งรายงานเวลาให้พวกเขาและฝากเช็คเงินเดือนเข้าบัญชีของเขาเอง การแยกฟังก์ชั่นการจ้างงานและการชำระเงินจะแบ่งลิงค์นี้ออกเป็นสามเหลี่ยม บัญชีลูกค้ายังสร้างความเป็นไปได้ในการฉ้อโกง พนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์อาจจ่ายเงินสดจากลูกค้าหรือโอนเช็คไปยังบัญชีของเขาเอง เพื่อซ่อนการโจรกรรมขโมยอาจโอนเงินที่ตามมาจากลูกค้ารายอื่นในรูปแบบที่เรียกว่า skimming

การแบ่งแยกหน้าที่ในธุรกิจขนาดเล็ก

บริษัท ขนาดใหญ่แยกหน้าที่การบัญชีออกเป็นแผนกโดยให้การควบคุมที่จำเป็นเกี่ยวกับเงินทุน การสร้างการแบ่งแยกหน้าที่ที่เหมาะสมทำให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีความท้าทาย แต่ไม่ใช่เรื่องที่ผ่านไม่ได้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจให้ธนาคารจัดส่งใบแจ้งยอดรายเดือนไปที่บ้าน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีพนักงานคนใดมีโอกาสเอาหลักฐานออกก่อนที่ใครจะเห็น เมื่อเป็นไปได้เจ้าของควรลงนามในการเบิกจ่ายทั้งหมด การกำหนดให้มีลายเซ็นสองตัวในเช็คอาจป้องกันการเขียนเช็คหลอกลวงได้ พนักงานสองคนหรือเจ้าของและผู้ทำบัญชีควรตรวจสอบเงินฝากธนาคารรายการเงินเดือนและการส่งค่าใช้จ่ายทั้งหมด การแบ่งหน้าที่นี้ไม่อาจหยุดยั้งการฉ้อโกงทั้งหมด แต่จะช่วยลดโอกาส