โครงสร้างองค์กรแผนกต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรม

สำนักงานส่วนหน้าของโรงแรมอาจเป็นพื้นที่ที่สำคัญที่สุดขององค์กร พนักงานที่ประกอบเป็นแผนกของเขาเป็นตัวแทนคนแรกและบางครั้งก็เป็นเพียงตัวแทนของสถานประกอบการที่แขกมีปฏิสัมพันธ์ด้วย แม้ว่าโครงสร้างองค์กรของแผนกต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรมจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าสถานที่นั้นเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือรีสอร์ทขนาดใหญ่ แต่ก็มีบทบาทบางอย่างอยู่ในทุกองค์กร

ผู้จัดการแผนกต้อนรับ

ผู้จัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้าหรือหัวหน้าแผนกต้อนรับในต่างประเทศปฏิบัติการแผนกต้อนรับทั้งหมดของโรงแรม ในฐานะผู้จัดการพนักงานบุคคลนี้จะจัดตารางเวลาให้พนักงานเพื่อให้แน่ใจว่ามีความครอบคลุมที่เหมาะสมและตลอดเวลา นอกจากนี้เธอยังดำเนินนโยบายหรือขั้นตอนใด ๆ ที่บริหารโดยฝ่ายบริหารของโรงแรม

เมื่อวีไอพีเช่นคนดังหรือบุคคลสำคัญอยู่ที่สถานประกอบการเธอมักมีหน้าที่ให้ความสนใจส่วนตัวที่พวกเขาต้องการ ในกรณีส่วนใหญ่ผู้จัดการแผนกต้อนรับจะรายงานต่อผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม

เสมียนการจอง

พนักงานต้อนรับและสำรองห้องพักของแผนกต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรมมีปฏิสัมพันธ์กับแขกมากที่สุด พนักงานสำรองห้องพักจะสื่อสารกับผู้เข้าพักผ่านทางโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ตกำหนดเวลาการเข้าพักและบันทึกความต้องการพิเศษที่อาจมี ตัวอย่างเช่นหากแขกขอห้องบนชั้นปลอดบุหรี่พนักงานสำรองห้องพักจะจดบันทึกเป็นพิเศษเพื่อให้ห้องที่เหมาะสมพร้อมเมื่อแขกมาถึง

พนักงานต้อนรับและแผนกต้อนรับส่วนหน้า

เมื่อแขกมาถึงเจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะเช็คอินใส่ชื่อลงในทะเบียนสิ่งอำนวยความสะดวกมอบหมายห้องและตอบคำถามพื้นฐานหรือคำขอที่แขกอาจมีตลอดการเข้าพัก ตัวอย่างเช่นผู้เข้าพักสามารถโทรติดต่อแผนกต้อนรับเพื่อแจ้งก๊อกน้ำห้องน้ำรั่ว จากนั้นเสมียนจะติดต่อแผนกบำรุงรักษาเพื่อทำการซ่อมแซมที่เหมาะสม

เมื่อสิ้นสุดการเข้าพักเสมียนแผนกต้อนรับจะตรวจสอบพวกเขา นอกจากนี้เสมียนรายงานข้อกังวลใด ๆ ที่แขกต้องจัดการ

พนักงานยกกระเป๋าหรือบริการ Bellhop

พนักงานยกกระเป๋าของโรงแรมหรือพนักงานยกกระเป๋าต้อนรับแขกเมื่อเช็คอินในสถานประกอบการ บุคคลนี้ถือกระเป๋าเดินทางของผู้เข้าพักขณะพาพวกเขาไปที่ห้องพัก เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างในห้องเป็นระเบียบและทำงานได้อย่างถูกต้องพนักงานยกกระเป๋าจะตรวจสอบอุปกรณ์ในห้องเช่นแสงสว่างและการระบายอากาศ นอกจากนี้เขายังอาจแนะนำผู้เยี่ยมชมในการทำงานของระบบโรงแรมเช่นรีโมทคอนโทรลของโทรทัศน์และโทรศัพท์

เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกในการประสานงานความต้องการของแขก

เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกของโรงแรมเป็นพนักงานส่วนหน้าซึ่งคอยประสานงานด้านความบันเทิงการเดินทางและกิจกรรมอื่น ๆ ของผู้เข้าพัก เมื่อใดก็ตามที่แขกมีคำถามเช่นเส้นทางไปยังสถานที่ท่องเที่ยวในท้องถิ่นเธอจะพบคำตอบโดยเร็วที่สุด นอกจากนี้เธอยังทำการจองร้านอาหารสั่งซื้อบริการรถและอาจจัดเตรียมการช็อปปิ้งส่วนตัวให้กับแขก