สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้าคืออะไรและมีความสำคัญอะไรในการบัญชีคงค้าง?

สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้าคือการใช้จ่ายเงินล่วงหน้าเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน ตัวอย่างเช่นคุณอาจจ่ายล่วงหน้าสำหรับค่าเช่าหรือค่าประกันหนึ่งปีแม้ว่าการชำระเงินจะครบกำหนดทุกเดือน ภายใต้การบัญชีคงค้างคุณจะแปลงสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้าบางส่วนเป็นค่าใช้จ่ายจริงทุกเดือน

เงินสดเทียบกับการบัญชีคงค้าง

หากคุณใช้การบัญชีโดยใช้เงินสดคุณจะรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อเงินเปลี่ยนมือ ตัวอย่างเช่นหากคุณจ่ายค่าเช่าล่วงหน้า 1 ปีคุณจะต้องป้อนค่าใช้จ่ายทั้งหมดในเดือนที่ชำระเงิน ภายใต้วิธีการบัญชีคงค้างคุณจะรับรู้รายได้เมื่อได้รับและค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการเช่าเกิดขึ้นทุกเดือนคุณจึงต้องลดค่าเช่าล่วงหน้าเป็น 12 งวดเท่า ๆ กันตลอดทั้งปี นี่คือตัวอย่างของหลักการจับคู่ซึ่งคุณจะจัดสรรรายได้และค่าใช้จ่ายให้กับช่วงเวลาที่สร้างขึ้น

สินทรัพย์จ่ายล่วงหน้า

คุณมีสินทรัพย์จ่ายล่วงหน้าหรือที่เรียกว่าค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าในส่วนสินทรัพย์หมุนเวียนของงบดุล ในการสร้างสินทรัพย์แบบเติมเงินให้หักบัญชีเงินล่วงหน้าและเครดิตเงินสด ตัวอย่างเช่นหากคุณจ่ายเงินล่วงหน้า 12,000 ดอลลาร์สำหรับค่าเช่าหนึ่งปีหักค่าเช่าล่วงหน้าและเครดิตเงินสดจำนวน 12,000 ดอลลาร์ จากนั้นคุณต้องตัดจำหน่ายค่าเช่าแบบชำระล่วงหน้าเป็นเวลา 12 เดือน สิ่งนี้กำหนดให้คุณต้องป้อนการปรับปรุงสิ้นเดือนซึ่งคุณหักค่าเช่าล่วงหน้าและค่าเช่าเครดิตเป็นเงิน 1,000 ดอลลาร์ เนื่องจากค่าเช่ากระจายเท่า ๆ กันตลอดทั้งปีคุณจึงใช้การตัดจำหน่ายแบบเส้นตรงเพื่อคำนวณการปรับปรุงรายเดือน

การปรับปรุงรายเดือน

ภายใต้การบัญชีคงค้างคุณจะปิดสมุดบัญชีของคุณทุกเดือนโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดเดบิตและเครดิตทั้งหมดของคุณถูกต้องและโดยการป้อนรายการปรับปรุง เริ่มต้นด้วยการสร้างยอดทดลองเพื่อให้แน่ใจว่าเดบิตและเครดิตรวมเป็นหมายเลขเดียวกัน จากนั้นคุณจะจัดการกับยอดคงค้างของคุณซึ่งรวมถึงการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้าและรายได้ที่ยังไม่ได้รับรู้ คุณยังป้อนรายการตามงวดเช่นดอกเบี้ยค้างรับเงินเดือนที่ต้องจ่ายและค่าเสื่อมราคา การปรับเปลี่ยนเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของหลักการจับคู่

การจัดการสินทรัพย์แบบเติมเงิน

โดยปกติสินทรัพย์แบบเติมเงินจะมีจำนวนค่อนข้างน้อย อย่างไรก็ตามบางครั้ง บริษัท ต้องการเพิ่มสินทรัพย์หมุนเวียนหรือระงับค่าใช้จ่ายในปัจจุบันอาจจะมีสิทธิ์ได้รับเงินกู้ สิ่งนี้สามารถสร้างสิ่งล่อใจในการสร้างทรัพย์สินที่ชำระล่วงหน้าจำนวนมากแม้ว่าจะไม่ได้รับความชอบธรรมก็ตาม ตัวอย่างเช่นคุณอาจ "ชำระเงินล่วงหน้า" ให้กับผู้ขายสินค้าที่คุณจะไม่สั่งซื้อจนกว่าจะผ่านไปหลายเดือน หรือคุณอาจเรียกร้องค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาปัจจุบันจำนวนมากโดยผิดกฎหมายเป็นสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาประเภทนี้ให้กำหนดจำนวนเงินขั้นต่ำสำหรับสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้า - หากคุณชำระล่วงหน้าเป็นจำนวนเงินที่ต่ำกว่าระดับขั้นต่ำคุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในเดือนปัจจุบัน นอกจากนี้ให้จัดระบบแบ่งความรับผิดชอบระหว่างเจ้าหน้าที่บัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณเพื่อตรวจสอบการละเมิดประเภทนี้