จุดแข็งและจุดอ่อนในการสื่อสารในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานที่ไม่ดีจะทำลายความสัมพันธ์และผลผลิตโดยรวม การสื่อสารที่ชัดเจนให้ข้อมูลที่ถูกต้องในแบบที่ผู้รับสามารถเข้าใจและใช้ประโยชน์ได้ บ่อยครั้งการสื่อสารที่อ่อนแอเป็นผลมาจากความล้มเหลวในการพิจารณาข้อความและสื่อ

เลือกผู้ชมที่เหมาะสม

การเลือกผู้ชมสำหรับข้อความของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก การส่งอีเมลระเบิดไปยังทุกคนใน บริษัท เมื่อข้อมูลของคุณเกี่ยวข้องกับคนหกคนเท่านั้นมีส่วนทำให้กล่องจดหมายมีงานล้นมือ ในความเป็นจริงคุณอาจต้องใช้เวลาที่เหลือของวันทำงานรอความคิดเห็นจากทุกคนที่ได้รับข้อความจากคุณโดยไม่ได้ร้องขอและมักจะไม่ช่วยเหลือ

ในขณะเดียวกันคุณก็ไม่ต้องการปล่อยใครบางคนออกจากการสนทนาโดยไม่ได้ตั้งใจหากพวกเขาควรเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา ใช้เวลาพิจารณาว่าใครควรเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมการประชุมทางโทรศัพท์หรือรายชื่ออีเมล หากคุณไม่แน่ใจให้ถามความคิดเห็นจากหัวหน้าของคุณหรือถามบุคคลที่มีปัญหาว่าพวกเขาต้องการเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาหรือไม่

เลือกสื่อที่เหมาะสม

สำนักงานที่ทันสมัยมีสื่อการสื่อสารที่หลากหลายรวมถึงอีเมลการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการส่งข้อความการสนทนาแบบตัวต่อตัวการโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ น่าเสียดายที่ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้สามารถขัดขวางการสื่อสารแทนที่จะอำนวยความสะดวก ด้วยเหตุนี้บุคคลในสำนักงานของคุณอาจเลือกใช้สื่อที่พวกเขารู้สึกสบายใจที่สุดโดยส่วนตัวไม่ใช่สื่อที่เหมาะกับข้อความที่สุด

ตัวอย่างนี้คือการแจ้งข่าวร้ายให้กับพนักงาน หากคุณหรือผู้จัดการคนใดคนหนึ่งของคุณต้องไล่คนงานแจ้งให้เขาทราบถึงความล้มเหลวของโครงการหรืออธิบายว่าเขาไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งตามที่ต้องการให้พูดคุยกับเขาแบบเห็นหน้า การพบปะกับพนักงานด้วยตนเองแสดงให้เห็นถึงความเมตตาและความเคารพตอกย้ำความจริงจังของการสื่อสารและเปิดโอกาสให้เขาถามคำถาม

สิ่งสำคัญคือต้องยืดหยุ่นและเปลี่ยนสื่อเมื่อเห็นได้ชัดว่าสื่อที่คุณใช้ไม่ทำงานอีกต่อไป หากคุณเริ่มสื่อสารทางอีเมล แต่พบว่าคุณกำลังเข้าใจผิดหรือคุณกำลังประสบกับการแลกเปลี่ยนไปมามากมายพยายามชี้แจงรายละเอียดและตอบคำถามหยุดอีเมล ให้โทรหาคนที่คุณกำลังติดต่อด้วยหรือแวะที่โต๊ะทำงานของเธอเพื่อสนทนาต่อ

ระบุรายละเอียดในอีเมลให้เพียงพอ

ความปรารถนาที่จะหลีกเลี่ยงอีเมลที่ยาวเกินไปและซับซ้อนเป็นสิ่งที่ดี ในขณะเดียวกันบางคนมักจะส่งอีเมลที่สั้นเกินไปและไม่สามารถสื่อสารข้อมูลสำคัญได้ อย่างน้อยที่สุดอีเมลควรเน้นข้อมูลที่สำคัญและให้เอกสารหรือลิงก์แก่ผู้รับเพื่อใช้ในการค้นคว้าเพิ่มเติม:

ตัวอย่าง:

อีเมลสั้นเกินไป:

"กฎระเบียบที่ควบคุมค่าธรรมเนียมใบอนุญาตสำหรับแพทย์ด้านความงามมีการเปลี่ยนแปลงโปรดดูลิงก์นี้: //www.statecosmotologyboard.org สำหรับเนื้อหาฉบับเต็มของข้อบังคับใหม่"

อีเมลที่มีประโยชน์:

"เราได้เรียนรู้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงค่าธรรมเนียมใบอนุญาตด้านความงามในจอร์เจียค่าธรรมเนียมใหม่มีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 ตุลาคม 2018:

ตอนนี้ค่าธรรมเนียมสำหรับผู้รับใบอนุญาตใหม่อยู่ที่ $ 25 ต่อปี

ค่าธรรมเนียมในการต่ออายุใบอนุญาตคือ $ 20 ซึ่งครบกำหนดทุกสามปี

ค่าธรรมเนียมการออกใบอนุญาตซึ่งกันและกัน (สำหรับผู้ที่ต้องการโอนใบอนุญาตจากรัฐอื่น) คือ $ 25

คุณสามารถอ่านเนื้อหาฉบับเต็มได้ที่เว็บไซต์ของแผนก: //www.statecosmotologyboard.org โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ "

ใช้การสะกดเครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์ที่เหมาะสม

การสะกดเครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์ที่ไม่ดีไม่เพียง แต่ทำให้การสื่อสารเข้าใจยาก แต่ยังทำลายความน่าเชื่อถือของผู้สื่อสารอีกด้วย ทุกคนในองค์กรของคุณควรได้รับการสนับสนุนให้ใช้ตัวตรวจการสะกดและไวยากรณ์ที่รวมอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ นอกจากนี้คนงานควรเผื่อเวลาให้ตัวเองมากพอที่จะสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พวกเขาสามารถพิสูจน์อักษรและแก้ไขงานได้

ตรวจสอบข้อเท็จจริงและข้อมูล

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นอันตรายต่อขวัญกำลังใจในที่ทำงานและอาจส่งผลให้เกิดความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง พนักงานทุกคนควรได้รับการสนับสนุนให้ใช้เวลาในการตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะสื่อสารด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่สามารถตรวจสอบยืนยันได้จำเป็นต้องจดบันทึกถึงความไม่ถูกต้องที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่าง:

เมื่อผู้เขียนไม่แน่ใจในข้อเท็จจริง:

"ฉันเชื่อว่านายโจนส์รับราชการทหารในช่วงทศวรรษ 1990 แต่ฉันไม่สามารถตรวจสอบเรื่องนี้ได้จากประวัติย่อออนไลน์ของเขาฉันได้โทรหาเขาเพื่อขอคำชี้แจงและจะอัปเดตทุกคนเมื่อได้รับการตอบกลับ"

เมื่อข้อมูลเกี่ยวข้องกับคำสัญญาที่อาจไม่เป็นจริง:

"เราได้รับแจ้งจากซัพพลายเออร์ของเราว่าเราสามารถคาดหวังการตอบสนองห้าวันตามคำสั่งซื้อของเราแม้ว่าพื้นที่ดังกล่าวอาจถูกพายุรุนแรงในช่วงกลางสัปดาห์ก็ตามซัพพลายเออร์ได้รับรองกับเราว่าพวกเขามีระบบสำรองที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถ ผลิตเสื้ออย่างไรก็ตามพลังหลังจากพายุเฮอริเคนอาจไม่เสถียรดังนั้นฉันรู้สึกดีที่สุดที่จะแนะนำให้ทีมของเราเตรียมรับมือกับความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า "

ขอความเห็นจากบุคคลที่สาม

ข้อเสียเปรียบประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือการตีความผิดพลาดได้ง่ายกว่า มีส่วนร่วมในการป้องกันความเข้าใจผิดโดยขอให้ผู้อื่นอ่านบันทึกสำคัญอีเมลและจดหมายก่อนส่งออกไป ขอให้ผู้ตรวจสอบสรุปการสื่อสารของคุณ: หากคุณระบุพื้นที่ที่คุณเข้าใจผิดให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมก่อนแจกจ่าย