วิธีดำเนินการประชุมกลุ่มโฟกัส

กลุ่มโฟกัสเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ บริษัท ต่างๆใช้เพื่อค้นหาว่าสมาชิกของสาธารณชนได้รับผลิตภัณฑ์อย่างไรและจะปรับปรุงผลิตภัณฑ์ได้อย่างไร ในระหว่างการสนทนากลุ่มวิทยากรจะถามผู้เข้าร่วมคำถามเกี่ยวกับโครงการและผู้เข้าร่วมให้ความคิดเห็นและแนวคิดในรูปแบบอิสระ การดำเนินการประชุมอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ผู้อำนวยความสะดวกจะต้องเข้าหาการประชุมอย่างเป็นระบบเพื่อให้กลุ่มโฟกัสติดตามและให้ข้อมูลที่ บริษัท ต้องการ

1

จัดทำรายการวัตถุประสงค์ของกลุ่มโฟกัส วัตถุประสงค์ควรชี้แจงประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวมในที่ประชุม ในการจัดระเบียบวัตถุประสงค์ให้เริ่มต้นด้วยข้อมูลกว้าง ๆ ที่ บริษัท สามารถครอบคลุม - สร้างส่วนหัวเหล่านี้ในรายการของคุณ ระบุจุดที่เฉพาะเจาะจงภายในพื้นที่เหล่านั้นเพื่อกำหนดหมายเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยไว้ใต้ส่วนหัว ตัวอย่างเช่นวัตถุประสงค์กว้าง ๆ อาจเพื่อค้นหาปฏิกิริยาต่อสีของผลิตภัณฑ์ วัตถุประสงค์เฉพาะในสิ่งนี้อาจเพื่อระบุว่าเหตุใดกลุ่มโฟกัสจึงชอบหรือไม่ชอบสีของผลิตภัณฑ์หรือสีที่สมาชิกในกลุ่มต้องการเห็นผลิตภัณฑ์

2

ระบุประเภทของคนที่คุณต้องการเข้าร่วมการประชุม ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่ผู้รับเชิญเป้าหมายของคุณควรเป็นคนที่เน้นเทคโนโลยีมีความสะดวกสบายกับคอมพิวเตอร์และมีความเข้าใจภาษาที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีค่อนข้างดี โดยปกติแล้วผู้เชิญเป้าหมายสำหรับกลุ่มโฟกัสจะเป็นคนประเภทเดียวกันในตลาดเป้าหมายของผลิตภัณฑ์

3

ค้นหาและรักษาสถานที่เพื่อจัดประชุมกลุ่มโฟกัส ตามหลักการแล้วสิ่งนี้จะอยู่ที่หรือใกล้กับธุรกิจของคุณ แต่สถานที่ที่สะดวกสบายอื่น ๆ มักรวมถึงโรงแรมและศูนย์การประชุม ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังประเมินนอกจากนี้คุณยังสามารถหาสถานที่ที่เชื่อมต่อกับธีมผลิตภัณฑ์เช่นร้านอาหารสำหรับเครื่องใช้ในครัวขนาดเล็ก

4

เลือกคนอย่างน้อยหนึ่งโหลเพื่อเชิญเข้ากลุ่มโฟกัสและส่งคำเชิญออกไป จำนวนนี้เป็นข้อได้เปรียบเนื่องจากจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามมีมากพอที่จะสร้างการสนทนาที่ดี แต่ต่ำพอที่จะไม่กลบบุคคล

5

ตรวจสอบรายการวัตถุประสงค์ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับการประชุมกลุ่มโฟกัสและทำรายการคำถามที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์เหล่านั้น ตัวอย่างเช่นหากวัตถุประสงค์ของคุณคือการกำหนดคุณลักษณะที่ผู้คนต้องการใช้กับผลิตภัณฑ์คำถามของคุณอาจเป็น "คุณลักษณะใดที่คุณคิดว่าจะใช้มากที่สุดในผลิตภัณฑ์" หรือ "คุณจะเพิ่มคุณลักษณะใดในผลิตภัณฑ์ที่ยังไม่รวมอยู่ในขณะนี้" การตั้งคำถามเหล่านี้มีความสำคัญมากเนื่องจากคำถามที่คุณสร้างและใช้จะส่งผลโดยตรงต่อการตอบสนองที่ให้ไว้ในกลุ่มโฟกัส หากคุณไม่ได้เขียนคำถามตามวัตถุประสงค์ของคุณข้อมูลที่คุณรวบรวมแม้ว่าอาจเป็นประโยชน์ แต่อาจไม่ใช่ข้อมูลที่ บริษัท ต้องการ คำถามที่ใช้คำอย่างถูกต้องควรทำให้วัตถุประสงค์ของคุณโปร่งใส

6

รวบรวมวัสดุที่คุณจะต้องใช้ในการประชุมกลุ่มโฟกัส อย่างน้อยที่สุดดินสอกระดาษและป้ายชื่อก็มีประโยชน์ พิจารณาของว่างฟรีเช่นผลไม้และคุกกี้แคตตาล็อกของ บริษัท และข้อมูลทางการตลาดและตัวอย่างผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ฟรี แบบสอบถามอย่างเป็นทางการมีประโยชน์ในการให้วิธีการที่สม่ำเสมอสำหรับผู้คนในการให้ข้อมูล แต่ไม่ใช่ข้อกำหนด อุปกรณ์บันทึกเสียงยังช่วยได้เช่นกันเนื่องจากคุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่พูดในภายหลังและทำการถอดเสียงหากจำเป็น PowerPoint หรืองานนำเสนอที่คล้ายกันสามารถช่วยให้คุณติดตามได้

7

ตั้งค่าเอกสารของคุณที่ไซต์สถานที่ในวันประชุมทดสอบเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีที่คุณใช้ จัดที่นั่งของคุณเป็นวงกลมหากเป็นไปได้เพื่อส่งเสริมการสนทนาแบบเปิดระหว่างผู้เข้าร่วมทั้งหมด

8

ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมอย่างอบอุ่นเมื่อมาถึง ให้ป้ายชื่อและช่วยหาที่นั่ง

9

แนะนำตัวเองและชี้แจงวัตถุประสงค์ของกลุ่มเป้าหมาย สรุปวาระการประชุมและระยะเวลาที่คุณคาดว่าการประชุมจะคงอยู่ โดยทั่วไปกลุ่มโฟกัสจะใช้เวลา 2 ชั่วโมงหรือน้อยกว่านั้น

10

ถามคำถามจากรายการที่คุณกำหนด อำนวยความสะดวกในการตอบสนองของผู้เข้าร่วมโดยการเลือกผู้เข้าร่วมที่มีพื้นและตัดสินใจว่าเมื่อใดที่จะก้าวต่อไปยังผู้เข้าร่วมหรือคำถามต่อไป ให้ความสนใจของผู้เข้าร่วมจดจ่อกับคำถามเฉพาะของคุณ - หากผู้เข้าร่วมเริ่มเบี่ยงเบนประเด็นให้ระบุสิ่งนี้และระบุว่าแม้ว่าประเด็นนั้นจะได้รับการบันทึกไว้อย่างดีและน่าสนใจ แต่คุณต้องมุ่งเน้นไปที่คำถามเพียงไม่กี่ข้อเพื่อให้การประชุม สรุปและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม เนื่องจากคุณมีเวลาสูงสุดเพียงสองชั่วโมงคำถามสี่ถึงหกข้ออาจเป็นข้อ จำกัด ของคุณโดยสมมติว่ามีการอภิปรายที่ดี 15 ถึง 20 นาทีต่อคำถาม

11

ดำเนินการตามรายการคำถามสำคัญของคุณจนกว่าคุณจะตอบคำถามทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นโดยจดบันทึกสำหรับประเด็นสำคัญที่ทำ

12

รวบรวมแบบสอบถามหรือเอกสารอื่น ๆ ที่คุณให้ไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูลหากคุณเลือกที่จะใช้

13

ขอบคุณทุกคนที่เข้าร่วมและสละเวลามาร่วมประชุม บอกผู้เข้าร่วมว่าจะรับข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างไรว่าข้อมูลที่คุณรวบรวมจะถูกนำไปใช้อย่างไรและโครงการจะเสร็จเมื่อใด

14

ทำความสะอาดพื้นที่การประชุมของคุณทิ้งไว้ให้เหมือนกับตอนที่คุณมาถึง

15

ตรวจสอบบันทึกแบบสอบถามและการบันทึกเสียงของคุณ สร้างการถอดเสียงเขียนรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรสรุปสิ่งที่คุณค้นพบและส่งทั้งการถอดเสียงและรายงานไปยังหัวหน้างานของคุณ