การบัญชีตามกองทุนคืออะไร?

การบัญชีตามกองทุนหรือการบัญชีกองทุนเป็นระบบที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและหน่วยงานของรัฐใช้ในการจัดการเงินของตน การบัญชีกองทุนมีจุดประสงค์ที่แตกต่างจากระบบที่ใช้ในธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรทั่วไปเนื่องจากเป้าหมายคือการรักษาความรับผิดชอบและติดตามวิธีการใช้เงินทุนแทนที่จะตรวจสอบความสามารถในการทำกำไรของ บริษัท ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหรือผู้บริจาคที่มีส่วนช่วยในการกุศลต่างๆการเรียนรู้เกี่ยวกับการบัญชีกองทุนจะช่วยให้คุณเข้าใจโครงสร้างทางการเงินขององค์กรประเภทนี้

ใครใช้การบัญชีกองทุน?

เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการบัญชีกองทุนคือการจัดการการบริจาคเงินทุนจากแหล่งภายนอกหรือรายได้จากการระดมทุนองค์กรที่ไม่ได้ดำเนินการเพื่อผลกำไรจึงใช้วิธีการบัญชีนี้ บางเอนทิตีที่อาจใช้ระบบนี้ ได้แก่ :

  • องค์กรการกุศล
  • คริสตจักรหรือสถาบันทางศาสนา
  • หน่วยงานของรัฐหรือรัฐบาล
  • สถานพยาบาลหรือโรงพยาบาลที่ไม่แสวงหาผลกำไร
  • สถาบันการศึกษา
  • รากฐานสำหรับศิลปะ

งบประมาณการเขียนโปรแกรมและการระดมทุน

เมื่อองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรตั้งโครงสร้างกองทุนองค์กรจะสร้างกองทุนแยกต่างหากสำหรับแต่ละแผนกหรือหน้าที่หลักภายในองค์กร ตัวอย่างของกองทุนอาจรวมถึง:

  • กองทุนทั่วไป:ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายในการบริหารงานประจำขององค์กร
  • กองทุนรวมสินทรัพย์ถาวร:ใช้สำหรับการบำรุงรักษาอาคารการขยายสิ่งอำนวยความสะดวกอุปกรณ์ ฯลฯ
  • การระดมทุน:เงินทุนที่ใช้ในการหารายได้เพิ่มเติมรักษาความสัมพันธ์กับผู้บริจาค ฯลฯ
  • เงินโครงการ:ใช้สำหรับดำเนินการตามโปรแกรมและบริการขององค์กร

ในแต่ละกองทุนเหล่านี้อาจมีหมวดหมู่ย่อยที่เข้ารหัสและติดตามแยกกัน ตัวอย่างเช่นคริสตจักรอาจมีโปรแกรมที่หลากหลายที่เสนอให้กับคนหลายกลุ่มเช่นการเขียนโปรแกรมสำหรับเด็กกิจกรรมครอบครัวหรือการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ชุมชน แต่ละกลุ่มจะมีหมวดหมู่ย่อยของตนเองภายในกองทุนโปรแกรม เมื่อจัดตั้งงบประมาณแล้วแต่ละกลุ่มจะได้รับการจัดสรรเงินจำนวนหนึ่งที่พวกเขาสามารถใช้จ่ายในโครงการได้ตลอดทั้งปี

เงินที่ใช้จ่ายของแต่ละกลุ่มจะถูกบันทึกไว้ในกองทุนที่เหมาะสม สมมติว่าบัญชีแยกประเภทได้รับการอัปเดตตลอดเวลาในระหว่างปีผู้จัดการกองทุนของกลุ่มนั้นควรสามารถดูได้ว่ามีการใช้จ่ายเงินไปเท่าใดใช้จ่ายไปกับอะไรและจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในกองทุน . การบัญชีโดยละเอียดประเภทนี้ช่วยให้สมาชิกยึดติดกับงบประมาณในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่ามีการใช้จ่ายเงินอย่างรอบคอบสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ที่กำหนด

ประเภทกองทุน

ภายในการบัญชีกองทุนมีกองทุนสองประเภทคือแบบ จำกัด และไม่ จำกัด ซึ่งแต่ละประเภทจะกำหนดวิธีและเวลาที่สามารถใช้จ่ายเงินได้

1. เงินที่ถูก จำกัด : โดยทั่วไปกองทุนที่ถูก จำกัด จะถูกกำหนดสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะโดยผู้บริจาคหรือมูลนิธิที่มอบทุนให้ เงินจะต้องใส่ลงในกองทุนที่กำหนดไว้โดยเฉพาะแล้วนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์นั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่นหากผู้บริจาคให้เงิน 5,000 ดอลลาร์สำหรับการซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่จะไม่สามารถใช้เงินดังกล่าวเพื่อซื้อคอมพิวเตอร์เพียงไม่กี่เครื่องแล้วรวมถึงโต๊ะและเก้าอี้ใหม่ด้วย เงินที่ถูก จำกัด มีอยู่ในสองรูปแบบ

  • เงินที่ถูก จำกัด ชั่วคราว: เงินเหล่านี้มักมีวัตถุประสงค์เฉพาะหรือเพื่อใช้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งกล่าวภายในหนึ่งปี อาจเพิ่มขึ้นในระหว่างแคมเปญเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ที่กำหนดและยังรวมการใช้งานที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่นในระหว่างการรณรงค์ปรับปรุงเงินทุนเมื่อองค์กรต้องการขยายอาคารซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่และอุปกรณ์อัพเกรดมีความต้องการหลายประการที่อาจสื่อสารกับผู้บริจาคได้ ใครก็ตามที่ให้แคมเปญนั้นควรคาดหวังว่าการบริจาคของพวกเขาจะนำไปสู่ค่าใช้จ่ายเฉพาะเหล่านั้นเท่านั้น
  • เงินที่ถูก จำกัด อย่างถาวร:กองทุนที่มีข้อ จำกัด ถาวรจากผู้บริจาคจะไม่มีวันหมด แต่จะดำเนินต่อไปโดยไม่มีกำหนด กองทุนบริจาคเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นบัญชีการลงทุนซึ่งเงินบริจาคจะได้รับดอกเบี้ย รายได้ที่ได้รับจากกองทุนเหล่านี้อนุญาตให้ใช้จ่ายได้ตามความต้องการขององค์กร แต่จำนวนเงินบริจาคเริ่มต้นจะไม่ถูกแตะต้อง

2. เงินที่ไม่ จำกัด :เงินในหมวดนี้สามารถใช้สำหรับความต้องการใด ๆ ภายในองค์กร เงินเหล่านี้อาจนำไปใส่ในกองทุนเพื่อการดำเนินงานทั่วไปหรือกำหนดไว้สำหรับกองทุนเฉพาะอื่น ๆ ตามดุลยพินิจของคณะกรรมการจัดการ เงินทุนที่ไม่มีข้อ จำกัด สามารถเคลื่อนย้ายไปมาได้หากมีความจำเป็นในพื้นที่เฉพาะ

ยอดคงเหลือในแต่ละกองทุนเหล่านี้จะต้องรายงานในแบบฟอร์ม IRS สิ้นปีสำหรับองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษีรายได้ การส่งคืนข้อมูลแบบฟอร์ม IRS 990 เป็นวิธีที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินของตนรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลางและแสดงความรับผิดชอบต่อสาธารณะ ผลตอบแทนเหล่านี้เปิดให้ตรวจสอบโดยสาธารณะ

หลักเกณฑ์การบริจาค

เมื่อผู้บริจาคมอบของขวัญให้กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรพวกเขาควรระบุว่าพวกเขามีข้อ จำกัด ในการวางเงินหรือไม่ โดยปกติจะทำในรูปแบบของจดหมายของขวัญ อย่างไรก็ตามหากผู้บริจาคไม่ได้ระบุว่าจะต้องใช้เงินอย่างไรองค์กรมีอิสระที่จะแจกจ่ายเงินบริจาคระหว่างกองทุนใด ๆ ตามที่เห็นสมควร

บัญชีธนาคารและการบัญชีกองทุน

การบัญชีกองทุนแม้ว่าจะเป็นระบบเฉพาะสำหรับติดตามการใช้จ่ายภายใน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมีกฎเกณฑ์เฉพาะทางธนาคาร องค์กรไม่จำเป็นต้องรักษาบัญชีธนาคารแยกต่างหากสำหรับแต่ละกองทุนภายในองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร บัญชีแต่ละบัญชีจะเกี่ยวข้องกับงานและค่าใช้จ่ายมากขึ้น เพื่อให้ง่ายเงินสดทั้งหมดขององค์กรสามารถเก็บไว้ในบัญชีธนาคารเดียว เป็นเพียงการติดตามเงินนั้นเท่านั้นที่ต้องแยกย่อยออกเป็นส่วน ๆ

ข้อยกเว้นเพียงประการเดียวสำหรับกรณีนี้อาจเป็นเงินที่เป็นส่วนหนึ่งของกองทุนบริจาคที่ถูก จำกัด อย่างถาวร ในสถานการณ์นี้ของขวัญที่เป็นตัวเงินจะถูกลงทุนในรถยนต์ที่มีดอกเบี้ยแยกต่างหาก ดอกเบี้ยที่สะสมได้รับอนุญาตให้ใช้สำหรับความต้องการขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรตามที่กำหนดไว้ แต่หลักการจะต้องลงทุนต่อไป

ให้การปฏิบัติตามและการรายงาน

การรายงานวิธีการใช้เงินอย่างถูกต้องและทันท่วงทีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรการกุศลที่ได้รับเงินช่วยเหลือจากมูลนิธิหรือองค์กรอื่น ๆ ทุนเกือบทั้งหมดกำหนดให้ผู้รับทำรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้จ่ายเงินที่มอบให้ พวกเขาต้องให้รายละเอียดด้วยว่าของขวัญนั้นส่งผลต่อโปรแกรมและเป้าหมายขององค์กรอย่างไร ด้วยเหตุนี้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต้องถูกบันทึกไว้ในกองทุนที่เหมาะสม ความล้มเหลวในการบันทึกเงินให้เปล่าอย่างถูกต้องและรายงานอย่างถูกต้องเกี่ยวกับวิธีการใช้จ่ายนั้นไม่เพียง แต่อาจเป็นอันตรายต่อการบริจาคในอนาคตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสถานะการได้รับการยกเว้นภาษีขององค์กรการกุศล

ซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการบัญชีกองทุน

แม้ว่าจะไม่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ออกแบบมาสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรโดยเฉพาะ แต่ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรอาจพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ คำศัพท์ในโปรแกรมมักจะสอดคล้องกับศัพท์แสงที่ไม่แสวงหาผลกำไรและหลายแพ็คเกจมีคุณสมบัติที่ช่วยในการติดตามการบริจาคสร้างงบประมาณโดยกองทุนและออกจดหมายผู้บริจาค อย่างไรก็ตามควรหาข้อมูลก่อนตัดสินใจซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับคุณสมบัติที่ต้องการโดยไม่ต้องจ่ายค่าบริการเพิ่มเติมที่จะไม่เป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างแท้จริง